VIDEO KEARSIPAN

KEBUDAYAAN

BUDAYA DAN KEBUDAYAAN

 

 

Kata budaya dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia diartikan sebagai pikiran, akal budi atau adat-istiadat. Secara tata bahasa, pengertian kebudayaan diturunkan dari kata budaya yang cenderung menunjuk pada pola pikir manusia. Kebudayaan sendiri diartikan sebagai segala hal yang berkaitan dengan akal atau pikiran manusia, sehingga dapat menunjuk pada pola pikir, perilaku serta karya fisik sekelompok manusia.

Sedangkan definisi kebudayaan menurut Koentjaraningrat sebagaimana dikutip Budiono K, menegaskan bahwa, “menurut antropologi, kebudayaan adalah seluruh sistem gagasan dan rasa, tindakan, serta karya yang dihasilkan manusia dalam kehidupan bermasyarakat, yang dijadikan miliknya dengan belajar”. Pengertian tersebut berarti pewarisan budaya-budaya leluhur melalui proses pendidikan.

Beberapa pengertian kebudayaan berbeda dengan pengertian di atas, yaitu:

1. Kebudayaan adalah cara berfikir dan cara merasa yang menyatakan diri dalam seluruh segi kehidupan sekelompok manusia yang membentuk kesatuan sosial (masyarakat) dalam suatu ruang dan waktu.
2. Kebudayaan sebagai keseluruhan yang mencakup pengetahuan kepercayaan seni, moral, hukum, adat serta kemampuan serta kebiasaan lainnya yang diperoleh manusia sebagai anggota masyarakat.
3. Kebudayaan merupakan hasil karya, rasa dan cipta masyarakat. Karya yaitu masyaraakat yang menghasilkan tekhnologi dan kebudayaan kebendaan yang terabadikan pada keperluan masyarakat. Rasa yang meliputi jiwa manusia yaitu kebijaksanaan yang sangat tinggi di mana aturan kemasyarakatan terwujud oleh kaidah-kaidah dan nilai-nilai sehingga denga rasa itu, manusia mengerti tempatnya sendiri, bisa menilai diri dari segala keadaannya.

Pengertian kebudayaan tersebut mengispirasi penulis untuk menyimpulkan bahwa; akal adalah sumber budaya, apapun yang menjadi sumber pikiran, masuk dalam lingkup kebudayaan. Karena setiap manusia berakal, maka budaya identik dengan manusia dan sekaligus membedakannya dengan makhluk hidup lain. Dengan akal manusia mampu berfikir, yaitu kerja organ sistem syaraf manusia yang berpusat di otak, guna memperoleh ide atau gagasan tentang sesuatu. Dari akal itulah muncul nilai-nilai budaya yang membawa manusia kepada ketinggian peradaban.

Dengan demikian, budaya dan kebudayaan telah ada sejak manusia berpikir, berkreasi dan berkarya sekaligus menunjukkan bagaimana pola berpikir dan interpretasi manusia terhadap lingkungannya. Dalam kebudayaaan terdapat nilai-nilai yang dianut masyarakat setempat dan hal itu memaksa manusia berperilaku sesuai budayanya. Antara kebudayaan satu dengan yang lain terdapat perbedaan dalam menentukan nilai-nilai hidup sebagai tradisi atau adat istiadat yang dihormati. Adat istiadat yang berbeda tersebut, antara satu dengan lainnya tidak bisa dikatakan benar atau salah, karena penilaiannya selalu terikat pada kebudayaan tertentu.

Kebudayaan sangat berpengaruh terhadap kepribadian seseorang, begitu pula sebaliknya. Di dalam pengembangan kepribadian diperlukan kebudayaan, dan kebudayaan akan terus berkembang melalui kepribadian tersebut. Sebuah masyarakat yang maju, kekuatan penggeraknya adalah individu-individu yang ada di dalamnya. Tingginya sebuah kebudayaan masyarakat dapat dilihat dari kualitas, karakter dan kemampuan individunya.

Manusia dan kebudayaan adalah dua hal yang saling berkaitan. Manusia dengan kemampuan akalnya membentuk budaya, dan budaya dengan nilai-nilainya menjadi landasan moral dalam kehidupan manusia. Seseorang yang berperilaku sesuai nilai-nilai budaya, khususnya nilai etika dan moral, akan disebut sebagai manusia yang berbudaya. Selanjutnya, perkembangan diri manusia juga tidak dapat lepas dari nilai­nilai budaya yang berlaku.

Kebudayaan dan masyarakatnya memiliki kekuatan yang mampu mengontrol, membentuk dan mencetak individu. Apagi manusia di samping makhluk individu juga sekaligus makhluk sosial, maka perkembangan dan perilaku individu sangat mungkin dipengaruhi oleh kebudayaan. Atau boleh dikatakan, untuk membentuk karakter manusia paling tepat menggunakan pendekatan budaya.

sumber : http://www.referensimakalah.com/2012/11/pengertian-budaya-dan-kebudayaan.html

download  : http://www.ziddu.com/download/23601765/KEBUDAYAAN.pptx.html

Cara Merawat Kesehatan Mata

CARA MERAWAT KESEHATAN MATA

 

1. Makan banyak buah-buahan dan sayuran
Wortel sarat akan beta karoten yang sangat membantu dalam menjaga kesehatan mata. Itu dikarenakan beta karoten merupakan antioksidan yang dapat mengurangi risiko degenerasi makula.

2. Hindari memakai lensa kontak selama lebih dari 19 jam
Hal ini dapat menyebabkan kerusakan mata permanen serta ketidaknyamanan pada mata Anda. Jangan pula memakai kacamata terlalu lama.

3. Kurangi penggunaan tetes mata
Mengurangi pemakaian obat tetes mata. Menggunakan tetes mata untuk mengatasi mata merah boleh saja, namun hanya sesekali. Jika berlebihan, itu malah akan merusak kesehatan mata Anda.

4. Gunakan mentimun
Gunakan mentimun untuk mengompres kelopak mata Anda. Taruh irisan mentimun yang dingin dan lembut di atas kelopak mata selama 10 menit sebelum tidur di malam hari untuk mencegah bengkak.

5. Pakailah kacamata hitam pelindung UV
Gunakan lensa yang terpolarisasi, bukan hanya sekadar lensa yang gelap. Kacamata hitam pelindung UV diperlukan untuk melawan paparan dari sinar matahari.

6. Hindari duduk terlalu lama di depan komputer
Untuk menjaga kesehatan mata, cobalah untuk tidak menghabiskan terlalu banyak waktu di depan layar komputer. Hal itu dapat membuat mata lelah.

7. Kenakan kacamata di saat yang tepat
Pastikan untuk memakai kacamata atau memakai pelindung mata lainnya ketika bekerja di sekitar bahan kimia atau tempat dengan partikulat udara yang berbahaya.

8. Jangan membaca dalam cahaya redup
Untuk menjaga kesehatan mata, hindari membaca dalam cahaya lampu yang redup yang bisa menyebabkan ketegangan mata. Jika mata terasa lelah, berhenti untuk sementara waktu dan beristirahat.

9. Jangan langsung melihat cahaya yang terlalu terang
Jangan langsung melihat cahaya yang terlalu terang. Jangan fokuskan mata Anda pada sinar matahari, karena dapat merusak mata Anda.

10. Melatih mata dan membuatnya untuk bersantai
Cobalah memfokuskan mata pada suatu obyek yang dekat dengan Anda, sebuah obyek yang agak jauh. Ulangi proses ini beberapa kali.
Duduklah, tempatkan siku di pinggul, tutup mata dan tutup mata dengan telapak tangan Anda. Jauhkan telapak tangan yang menutupi mata Anda selama 10 detik. Buka mata Anda dan ulangi seperlunya.

sumber : http://www.merdeka.com/sehat/10-cara-merawat-kesehatan-mata.html

“Istilah-istilah
perlengkapan kantor”
1. Bekal kantor (Office Supplies) adalah benda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya sehari-hari di kantor.
contoh :
a. Kertas karbon
Kertas karbon adalah kertas dengan lapisan tinta kering yang diikat dengan lilin di salah satu sisi. Digunakan untuk membuat salinan naskah hingga beberapa salinan sekaligus.


b. Tinta printer
Tinta printer berfungsi untuk memindai, menyalin, mencetak dan mengirim faks berwarna dari sebuah unit padat yang didesain untuk kebutuhan Anda.

c. Pulpen/pena
Pulpen adalah alat yang berfungsi untuk menerapkan tinta ke permukaan, biasanya kertas, untuk menulis atau menggambar.






2. Mesin-mesin kantor (Office Machine) adalah segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha yang bekerja secara mekanik, elektronik, dan magnetic.
Contoh :
a. Mesin pencatan informasi
Missal :
 Computer
Computer adalah adalah alat yang dipakai untuk mengolah data menurut prosedur yang telah dirumuskan.









 Mesin tik manual
Mesin tik manual adalah mesin tik biasa yang dijumpai sehari-hari pada tiap kantor.


 Mesin tik elektronik
Mesin tik elektronik adalah mesin tik yang cara kerjanya digerakan dengan menggunakan tenaga listrik.



b. Mesin penjilid/penghimpun
Missal :
 Binding
Binding merupakan pelengkap dalam bisnis penjilidan ,fotocopy atau percetakan.Fungsi utama mesin binding untuk menjilid kertas – kertas yang di cetak / di fotocopy menjadi sebuah buku.




c. Mesin komunikasi
Missal :
 Intercom atau Aifon
Berasal dari Bahasa Inggris yaitu Intercommunicatio yang mempunyai arti hubungan di dalam. Sedangkan menurut pengertian di kantor Intercom atau lebih dikenal dengan sebutan Aiphone, merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri, dari suatu bagian ke bagian yang lain atau dari satu ruangan ke ruangan lain.

 Telepon
Berasal kata tele yang berarti jauh dan phone yang artinya suara berhubungan. Jadi telepon yaitu penyampaian informasi dari satu pihak kepihak lain dari jarak jauh, dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.


 E-mail
E-mail adalah salah satu cara berkomunikasi modern saat ini yang dengan kirim mengirim surat melalui jalur internet.

 Ponsel (Hp)
Telepon seluler (ponsel) atau telepon genggam (telgam) atau handphone (HP) atau disebut pula adalah perangkat telekomunikasi elektronik yang mempunyai kemampuan dasar yang sama dengan telepon konvensional saluran tetap, namun dapat dibawa ke mana-mana (portabel, mobile) dan tidak perlu disambungkan dengan jaringan telepon menggunakan kabel (nirkabel; wireless).


 Faximile
Faximile adalah mesin atau alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen yang hamper sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar.

 Voice over Internet Protocol
Voice over Internet Protocol (juga disebut VoIP, IP Telephony, Internet telephony atau Digital Phone) adalah teknologi yang memungkinkan percakapan suara jarak jauh melalui media internet. Data suara diubah menjadi kode digital dan dialirkan melalui jaringan yang mengirimkan paket-paket data, dan bukan lewat sirkuit analog telepon biasa.


d. Mesin pengganda
Missal :
 Mesin fotokopy
mesin fotokopi merupakan peralatan kantor yang berfungsi untuk membuat salinan ke atas kertas dari berbagai sumber, seperti dokumen, buku, ataupun file-file sumber lain.



 Mesin stensil manual
Mesin stensil manual dapat digunakan untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti HVS, duplicator, roneo dan sebagainya.

e. Mesin hitung
Contoh :
a. Kalkulator
Mesin hitung atau Kalkulator adalah alat untuk menghitung dari perhitungan sederhana seperti penjumlahan, pengurangan, perkalian dan pembagian sampai kepada kalkulator sains yang dapat menghitung rumus matematika tertentu. Pada perkembangannya sekarang ini, kalkulator sering dimasukkan sebagai fungsi tambahan daripada komputer, handphone, bahkan sampai jam tangan.



3. Peralatan kantor (Office Appliances) adalah segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha.
Contoh :
a. Kertas
Jenis-jenis kertas :
1. Art Paper
Jenis kertas ini mempunyai tekstur permukaan yang licin dan halus. Biasa digunakan untuk mencetak brosur, majalah atau catalog.
Gramaturnya mulai dari 85 gr, 100 gr, 115 gr, 120 gr dan 150 gr.

2. Art Carton
Kertas jenis ini krakteristiknya sama dengan art paper, hanya lebih tebal. Biasa dipakai untuk mencetak kartu nama, cover buku, brosur, paperbag , map dan lain sebagainya.
Gramaturnya mulai 190 gr, 210gr, 230 gr, 260 gr, 310 gr, 350 gr, 400 gr.

3. Ivory
Ivory hamper sama dengan art carton, tetapi ivory hanya mempunyai satu sisi licin, sisi yang lain tanpa coating. Ivory banyak digunakan untuk paperbag, dos-dos kosmetik. Karkteristiknya cukup tebal.
Gramaturnya 210 gr, 230 gr, 250 gr, 310 gr, 400 gr.

4.Dupleks
Jenis kertas ini memiliki satu sisi putih dan sisi yang lain berwarna abu-abu. Sisi putih ada yang coated dan ada juga yang non coated. Kertas ini umum dipakai untuk pembuatan dos packaging makanan maupun obat-obatan.
Gramaturnya mulai 250 gr, 270 gr, 310 gr, 350 gr, 400 gr, 450 gr, dan 500 gr.

5. HVS
Jenis bahan kertas yang memiliki permukaan kasar. Biasa digunakan untuk fotocopy atau printer. Biasanya untuk mencetak buku.
Gramaturnya mulai dari 60 gr, 70 gr, 80 gr, 100 gr.

6. Samson Kraft
Bahan kertas yang berasal dari proses daur ulang, memiliki warna coklat. Biasa dipergunakan untuk membuat paperbag dan bungkus.
Gramaturnya yang sering dipakai 70gr dan 80 gr.

7. BC
Jenis kertas ini memiliki tekstur yang halus namun tidak coated. Tersedia dalam beragam warna. Bisa digunakan untuk mencetak kartu nama, sertifikat dan lain-lain.
Gramaturnya yang biasa dipakai 160 gr, 220 gr, 250 gr.

8. Yellow Board
Jenis kertas ini cukup tebal, biasa digunakan untuk rangka dalam suatu undangan hard cover. Kertas ini tidak bisa dicetak offset, biasanya dilapis dengan art paper atau dupleks.
Kertas ini dibedakan berdasarkan ketebalannya, biasanya disebut YB 30 dan YB 40.

9. Fancy Paper
Jenis kertas dengan beragam warna dan karakteristik. Umum digunakan untuk membuat undangan. Ada banyak jenisnya seperti millennium, jasmine, java emboss, Hawaii dan lain-lain.
Gramaturnya juga cukup beragam mulai dari 80 gr, 100 gr, 220 gr, 300 gr.

10. Corugoated
Jenis kertas bergelombang untuk dos packing seperti dos indomie, dos computer dan lain sebagainya. Sama halnya dengan yellow board, kertas ini biasanya ditempel dengan kertas lain
b. Map
Map adalah sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembar-lembar surat.



c. Ordner
Ordner adalah map besar berkulit tebal untuk menyimpan surat-surat dsb.



d. Snelhecter
Snelhecter atau map snel adalah map yang mempunyai penjepit di tengah map.

e. Tempat pensil/kotak pensil
Tempat pensil/kotak pensil adalah kotak untuk menyimpan pensil. Sebuah kotak pensil juga dapat berisi alat tulis seperti Penghapus, Pena , Tip-x , Pensil warna, dan Kalkulator.



4. Perabot kantor (Office Furniture) adalah benda-benda yang pada umumnya terbuat dari kayu yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha.
Contoh :



a. Meja kantor
Meja kantor memiliki fungsi dasar sebagai tempat untuk menulis, bekerja, meletakkan dokumen dan semua alat yang akan membantu pelaksanaan pekerjaan karyawan


b. Meja computer
Meja computer memiliki fungsi untuk menata perangkat – perangkat computer sepeti : printer,scanner,speaker,stabilizer,dan lai sebagainya.

c. Filling cabinet
Filling cabinet adalah lemari atau rak untuk menyimpan file.



d. Almari arsip
Almari arsip adalah lemari yang digunakan untuk menyimpan arsip.



5. Hiasan kantor (Office Ornament) adalah benda-benda kator yang pada umumnya untuk menambah suasana yang menyenangkan di kantor.
Contoh :
a. Vas bunga
Vas bunga adalah tempat bunga yang bisa di taruh di atas meja yang berfungsi untuk hiasan dan mempercantik ruangan.






b. Lukisan
Lukisan berfungsi untuk mempercantik ruang dari kantor itu sendiri

“MENANGANI SURAT / DOKUMEN KANTOR”

 PENGERTIAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
Surat masuk adalah surat – surat yang diterima oleh suatu Organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu Organisasi.
Surat keluar adalah surat – surat yang dikeluarkan/dibuat suatu Organisasi/perusahaan maupun kelompok.

 POLA KEGIATAN ADMINISTRASI
Dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi, ada dua pola yang digunakan, yaitu:
a. Pola Sentralisasi
Pola Sentralisasi merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat, yaitu ada unit tata usaha atau sekretariat dalam kantor yang bertugas menangani surat keluar/masuk.
Sering digunakan oleh lembaga pemerintahan atau BUMN
b. Pola Desentralisai
Pola Desentralisasi merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan disetiap bagian dari unit yang ada pada kantor. Artinya tidak ada unit tata usaha atau sekretaris di lingkungan kantor ini. Semua kegiatan administrasi dilakukan oleh seorang sekretaris pada unit masing-masing.
Sering digunakan oleh perusahaan swasta.

 PERLENGKAPAN DALAM PENANGANAN SURAT
• Baki surat.
Berfungsi sebagai tempat surat/berkas.
• Buku agenda surat masuk dan surat keluar.
Berfungsi untuk mencatat surat masuk dan surat keluar.
• Kartu kendali
Digunakan untu.k pengurusan surat jika menggunakan sistem kartu kendali yaitu mencatat data surat yang masuk dan keluar.
• Odner.
Digunakan untuk mengumpulkan map dengan kode dan klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang telah di tandatangani.
• Alat tulis.
• Kertas dan amplop.
Berfungsi untuk membuat surat dan sebagai tempat surat sebelum dikirim.
• Alat pembuka surat.
• Stempel.
Berguna untuk mensahkan sebuah suarat atau dokumen.
• Formulir tanda terima/Buku ekspedisi.
Digunakan pada pola desentralisasi dan buku ekspedisi digunakan pada pola sentralisasi.
• Lembar disposisi.
Digunakan untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Digunakan pada pola sentralisasi. Pada pola desentralisasi, disposisi langsung pada suratnya.

 SISTEM PENGURUSAN SURAT
 Sistem Buku Agenda (Sistem Tradisional)
Sistem buku agenda yaitu sistem yang pertama kali muncul yaitu sejak pemerintahan Hindia Belanda dimana pencatatan hanya bisa dilakukan oleh satu orang saja.
JENIS-JENIS BUKU AGENDA
Buku Agenda Surat Masuk
Digunakan untuk mencatat semua surat masuk yang telah diterima
Buku Agenda Verbal (Surat Keluar)
Digunakan untuk mencatat surat yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak lain
Buku Agenda Berpasangan
Digunakan untuk mencatat semua surat yang masuk maupun surat keluar yang digabungkan menjadi satu
 Sistem Kartu Kendali (Sistem pola Modern)
Sistem kartu kendali merupakan sistem yang diciptakan untuk mengatasi kekurangan yang ada pada sistem buku agenda, dimana pada sistem buku agenda sistem pencatatan hanya bisa dilakukan oleh satu orang saja.
 Sistem Takah (Tata Naskah)
Sering digunakan di lingkungan TNI

 PENGURUSAN SURAT MASUK SISTEM BUKU AGENDA
1. PENERIMAAN SURAT
Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat,lalu di teliti ketepatan alamatnya, penerima surat menandatangani bukti penerimaan bahwa surat telah diterima.
2. PENYORTIRAN SURAT
Surat dipisahkan kedalam surat dinas(biasa,penting,rahasia) maupun surat pribadi.
3. PENCATATAN SURAT
Membaca surat, memeriksa lampiran-lampiran, membubuhkan stempel agenda, surat dicatat dalam buku agenda surat masuk.
4. PENGARAHAN SURAT
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat, pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan yaitu pimpinan menuliskan instruksinya pada lembar disposisi.
Yang disebut Lembar Disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat
yang diterima dari pihak lain.
5. PENYAMPAIAN SURAT
Menyampaikan surat kepada pejabat/karyawan berdasarkan disposisi pimpinan, dan mencatat dalam buku Ekspedisi Intern
Ada 2 macam buku Ekspedisi, yaitu :
1. Buku Ekspedisi intern
adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman
/distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/lperusahaan sendiri.
2. Buku Ekspedisi Ekstern
adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman /distribusi surat kepada pihak lain dari luar organisasi/perusahaan.
6. PENYIMPANAN SURAT
Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu seperti Sistem Abjad, sistem Subjek, Sistem Wilayah, Sistem Tanggal, Sistem Nomor.

 PENGURUSAN SURAT MASUK SISTEM KARTU KENDALI
Kartu kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah.
Fungsi kartu kendali sebagai berikut :
 Sebagai alat pengendali surat masuk dan surat keluar
 Sebagai alat pelacak surat
 Sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses
 Sebagai pengganti buku agenda dan ekspedisi
Keuntungan menggunakan kartu kendali adalah :
 Lebih Efisien
 Dapat membedakan sifat surat (penting, biasa, dan rahasia) karena lembarannya berbeda
 Menghilangkan pencatatan yang berulang
 Mudah melacak lokasi surat yang sedang diproses
 Memudahkan penyusunan arsip
 Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip
Kategori Surat Penting yaitu :
 Jika Surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusan atau surat lainnya
 Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan
 Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat pada surat lain, sehingga kalau informasi tidak sampai kepada pimpinan atau unit pengolah akan menimbulkan kesulitan
Kategori Surat Biasa yaitu :
 Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan
 Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya
 Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.
Kategori Surat Rahasia yaitu :
 Surat bersampul lebih dari satu sampul surat
 Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS

 PROSEDUR PENGURUSAN SURAT MASUK PENTING
a. Penerimaan Surat
Tugas penerima surat:
@ menerima surat dan menandatangani surat mengantarnya, serta membubuhkan cap tanggal pada sampul surat.
@ menyortir surat
@ menyerahkan surat kepada pencatat surat
b. Pencatatan Surat
@ Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengatar surat biasa, surat rahasia dengan menggunakan lembar pengantar surat rahasia
@ Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan meneruskan ke pengarah surat
c. Pengarahan atau pengendali surat
@ Menerima surat yang telah dilampiri tiga lembar kartu kendali
@ Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan
@ Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pda kartu kendali
@ Mengambil kartu kendali 1 (putih) dan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah 1 tahun di jilid
@ Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 kepada unit pengolah.
d. Penyampaian surat ke unit pengolah.
Unit Pengolah terdiri dari bagian-bagian berikut :
1. Tata Usaha Unit Pengolah
Bertugas :
@ menerima surat dan memberi lembar disposisi untuk disampaikan kepada piminan unit pengolah
2. Pimpinan Unit Pengolah
Bertugas :
@ mengisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat yang masuk.
3. Pelaksana
Bertugas :
@ menerima surat beserta lembar disposisi pimpinan dari tata usaha unit pengolah.
@ melaksanakan instruksi pimpinan.
e. Penyimpanan atau penataan arsip
@ menerima surat yang telah diproses.
@ menyimpan surat dengan menggunakan system tertentu.

 PROSEDUR PENGURUSAN SURAT MASUK BIASA
 Surat-surat masuk biasa dikumpulkan selama 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2
 Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit pengolah bersama lembar pengantarnya
 Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.

 PENGURUSAN SURAT MASUK RAHASIA
 Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat
 Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul kedalam lembar pengatar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat
 Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah
 Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengatar 1 dan 2
 Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip.

 MENERIMA DAN MENDISTRIBUSIKAN SURAT KELUAR
Surat Keluar dapat disebabkan tiga faktor antara lain sebagai berikut :
1. Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang diterima
2. Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin mengundang rapat, maka dibuat surat undangan rapat
3. Surat keluar memberikan informasi, misalnya surat pemberitahuan, surat edaran

 PENGURUSAN SURAT KELUAR SISTEM BUKU AGENDA
1) Pembuatan konsep
Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh Atasan atau Pimpinan atau Orang yang ditunjuk (Konseptor).
2) Persetujuan konsep
Tujuan dari persetujuan konsep surat adalah memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi. Bila konsep surat sudah mendapat persetujuan dari pimpinan maka pimpinan akan memberikan tanda/paraf (acc) pada konsep tersebut.
3) Pencatatan surat
Konsep surat yang sudah di acc oleh pimpinan selanjutnya akan di catat ke dalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan. Tujuannya untuk mendapatkan nomor surat yang berlaku di kantor tersebut.
4) Pengetikan konsep surat
5) Pemeriksaan pengetikan
Konseptor harus memeriksa hasil pengetikan tersebut,agar sesuai dengan konsepnya ,yaitu dengan memberi paraf menggunakan pensil.
6) Penandatanganan surat
Pejabat atau yang bertanggung jawab membubuhkan tanda tangan di atas nama terang.
7) Pemberian Cap Dinas
Arti stempel pada surat yaitu sebagai tanda syahnya surat.
Pemberian stempel dinas dibubuhkan disebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut.
8) Melipat surat.
Yaitu sesuai dengan tata cara tertentu.
9) Menyampul surat.
Hal-hal yang harus diperhatikan :
1. Gunakan kop surat juga untuk sampul surat
2. Cantumkan nomor surat bila diperlukan
3. Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan stempel pada sampul disebelah kiri
4. Perangko secukupnya

10) Pengiriman surat
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman surat :
1. Jenis surat
2. Informasi yang tercantum dalam surat
3. Tujuan/alamat surat
4. Volume/banyaknya surat
Pengiriman surat dapat dilakukan dengan 4 cara, yaitu :
1. Kurir
2. Melui pos
3. Melalui perusahaan jasa
4. Melalui internet
11) Penyimpanan surat
Surat yang asli dikirmkan kepada pihak yang dituju,sedangkan lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan system tertentu.

 LANGKAH-LANGKAH PENGURUSAN SURAT KELUAR SISTEM KARTU KENDALI
a) Unit Pengolah
* Surat keluar berasal dari unit pengolah.
* Pencatatan kartu kendali dapat dilakukan di unit kearsipan dapat juga dilakukan di unit pengolah asalkan KK 1 dan 2 diserahkan ke unit kearsipan, sehingga unit kerasipan mengetahui apa yang telah diproses di unit pengolah.
* TU Unit pengolah mengisi 3 kartu kendali, setelah itu surat asli beserta tembusannya dan KK 1 dan 2 diteruskan ke unit kearsipan
* KK 3 disimpan di unit pengolah.
* Tembusan yang telah diproses di pencatat surat, selanjutnya disimpan di unit pengolah
b) Pencatatan surat
• Menerima surat berserta surat tembusannya dan kartu kendali 1 dan 2 dari unit pengolah
• Memberikan stempel pada surat
• KK 1 diteruskan ke pengarah surat untuk disimpan dan sebagai kartu control
• Memberikan paraf pada KK 2, kemudian mengembalikan KK 3 dan tembusan kepada unit pengolah
• Memberikan surat kepada petugas ekspedisi untuk dikirimkan kepada alamat instansi
c) Pengarahan surat
Tugas pengarah surat dalam menangani surat keluar adalah :
Menerima KK 1 dari pencatat surat dan menyimpannya kedalam kotak KK sebagai Kartu Kontrol.
d) Penataan arsip
• Tugas penata arsip adalah menerima KK2 dari unit pengolah dan menyimpannya dalam kotak KK sebagai pengganti arsip yang ada pada unit pengolah.
• Jika arsip yang berada di unit pengolah sudah in-aktif, KK 2 di penata arsip ditukar dengan KK3 dan tembusan di unit pengolah.
e) Pengiriman surat
Tugasnya menerima surat-surat yang akan dikirim kepada pihak lain dan mengirimkannya dengan cara-cara tertentu yang telah menjadi aturan kantor.

 LANGKAH-LANGKAH PENGURUSAN SURAT KELUAR BIASA
Unit Pengolah bertugas :
1.Unit pengolah mencatat surat keluar biasa atau
rutin dalam dua lembar pengantar surat biasa
2.Surat asli, Lembar pengantar 1 dan 2,
tembusan diteruskan ke pencatat surat di unit
kearsipan
3.Menerima kembali tembusan surat yang sudah diberi
stempel tanggal oleh pencatat surat lembar pengantar
surat biasa 2 untuk disimpan. Hal ini sebagai tanda
bahwa surat sudha dikirimkan ke alamat yag dituju

Pencatatan surat :
1. Pencatat surat menerima surat, tembusan dan lembar pengantar surat biasa ( lembar 1 dan 2)
2. Memberi stempel tanggal pada tembusan surat dan mengembalikan lagi tembusan dan lembar pengantar 2 kepada unit pengolah. Hal ini sebagai tanda bahwa surat sudah diterima dan dikirimkan
3. Surat asli dikirimkan ke alamat yang dituju melalui ekspeditor

 LANGKAH-LANGKAH PROSEDUR PENGURUSAN SURAT KELUAR RAHASIA
• Surat rahasia diketik sendiri oleh pimpinan atau dibuat oleh seseorang yang ditunjuk langsung oleh pimpinan berikut tembusannya. Surat ini dicatat langsung dalam lembar pengantar surat rahasia, tembusan disimpan.
• Surat tertutup dan lembar pengantar surat rahasia (1 dan 2) diserahkan ke pengarah surat. Kemudian surat diserahkan kepada ekspeditor untuk dikirim dan LP 1 diserahkan kepada penata arsip dan LP 2 kepada unit pengolah.
















SOAL
1. Jelaskan perbedaan antara file,filing dan record !
Jawab : File terdiri dari record-record yang menggambarkan satu kesatuan data
yang sejenis, Filing adalah segala tindakan atau perbuatan atau kegiatan
yang berhubungan dengan masalah pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan,
penempatan, pemeliharaan dan distribusi atas surat surat, catatan catatan,
perhitungan perhitungan, grafik grafik, data ataupun informasi yang lain dan tindakan tersebut dilakukan dengan setepat tepatnya dalam rangka
melakakukan suatu proses manajemen serta catatan maupun surat tersebut
dapat ditemukan kembali dengan mudah, sedangkan Record adalah Kumpulan dari field membentuk suatu record. Record menggambarkan suatu unit data individu yang tertentu. Kumpulan dari record membentuk suatu file.

2. Sebutkan pengertian arsip baik dalam artis empit maupun luas !
Jawab : Arsip dalam arti sempit berarti warkat. Sedangkan Arsip dalam arti luas adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan dan yang lainnya, sedangkan kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

3. Sebutkan syarat – syarat arsip !
Jawab : Syarat – syarat arsip adalah :
1.Merupakan kumpulan warkat
2. Disimpan menurut sistem tertentu
3. Mempunyai nilai kegunaan
4. Saat diperlukan cepat dan tepat ditemukan

4. Sebutkan perbedaan arsip dan kearsiapan !
Jawab : Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan dan yang lainnya, sedangkan kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

5. Sebutkan peranan arsip bagi suatu organisasi !
Jawab : Peranan arsip bagi suatu Organisasi adalah :
a.) Bahan Perencanaan
Misalnya : Proposal dan laporan hasil kerja.
b.) Penyelamatan Aset
Misalnya : Keberadaan sertifikat kepemilikan dan warkat lainnya.
c.) Perlindungan hak atas kekayaan Intelektual
Misalnya : Sertifikat hak cipta suatu produk
d.) Penyelesaian sengketa/kasus
e.) Membangun citra
f.) Menanamkan nilai
g.) Perlindungan wilayah
h.) Bahan pengambilan keputusan
6. Sebutkan tujuan kersipan !
Jawab :
a. Menjamin keamanan arsip dan menyediakan kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan.
b. Sebagai bahan pertanggungjawaban perusahaan tentang pelaksanaan dan pengolahan kegiatan perusahaan.

7. Apa arti fungsi dinamis dan fungsi statis dalam kearsipan !
Jawab : Fungsi dinamis yaitu dipergunakan secara langsung dalam proses perencanaan.
Fungsi statis yaitu tidak dipergunakan secara langsung dalam proses perencanaan.

8. Sebut dan jelaskan 8 guna arsip menurut The Liang Gie !
Jawab : 8 guna arsip menurut The Liang Gie adalah :
1.) Nilai Kegunaan Administrasi
Seorang pimpinan hendaknya dapat mengurus atau menyelesaikan setiap persoalan yang dihadapi dengan sebaik-baiknya serta membuat keputusan dengan tepat. Untuk dapat membuat keputusan dengan tepat perlu adanya catatan-catatan atas peristiwa yang telah terjadi. Dengan tersedianya warkat yang diperlukan untuk menyelesaikan sesuatu persoalan, berarti warkat tersebut dapat mempunyai nilai kegunaan administrasi.
2.) Nilai Kegunaan Hukum
Apabila timbul persoalan dan perlu diselesaikan menurut hukum maka sesuatu warkat dapat pula digunakan sebagai bahan pembuktian hukum.
3.) Nilai Kegunaan Keuangan
Warkat mempunyai nilai kegunaan keuangan apabila sesuatu warkat itu dapat menimbulkan akibat atau menyangkut keuangan.
4.) Nilai Kegunaan Haluan Organisasi
Sesuatu warkat dapat berguna sebagai landasan untuk mengambil kebijakan atau haluan sesuatu organisasi dalam mencapai tujuannya.
5.) Nilai Kegunaan Organisasi
Sesuatu warkat dapat pula digunakan untuk dasar pelaksanaan suatu pekerjaan.
6.) Nilai Kegunaan Sejarah
Warkat dapat pula berguna sebagai bahan sejarah karena warkat dapat menerangkan peristiwa yang terjadi pada masa lampau.
7.) Nilai Kegunaan Penelitian
Warkat dapat berguna sebagai bahan untuk pengembangan ilmu pengetahuan lebih lanjut atau bahan penelitian.
8.) Nilai Kegunaan Penerangan
Warkat dapat berguna sebagai bahan untuk memberikan penerangan kepada khalayak ramai.





9. Apa yang disebut dengan filing system. Sebutkan !
Jawab : Filing system adalah suatu rangkaian kerja yang teratur yang dapat
dijadikan pedoman untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
Macam-macam filing system :
• Sistem abjad
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan abjad, disusun mulai huruf A sampai dengan Z. Dalam penyusunannya, surat-surat disusun berdasarkan huruf pertama dari nama orang atau organisasi, instansi, lembaga, kantor, atau perusahaan yang sudah di indeks
• Sistem masalah
Sistem masalah adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan pokok permasalahan dalam surat atau dokumen yang berkaitan.
• Sistem wilayah
Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah/kota/negara atau alamat surat
• Sistem tanggal
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan urutan waktui/kronologis dari tanggal, bulan, dan tahun penerimaan/pencatatan surat/dokumen.
• Sistem nomor
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan nomor, yang dibagi menjadi dua macam, yaitu :
 Filing Sistem Nomor Dewey
 Filing Sistem Nomor Terminal Digit

10. Apa yang menyebabkan arsip sering hilang !
Jawab :
1. Kurangnya sistem pengelolaan arsip
2. Bercampur dengan data lain
3. Adanya bencana
4. Kecerobohan manusia

Kata Perpisahan Untuk Sahabat “Terimakasih atas apa yang telah engkau berikan, kenangan indah dan kenangan pahit bersamamu akan tetap abadi dan akan terkubur selamanya dalam hati, semoga kepergianmu adalah awal kehidupanmu yang abadi dan satu hal yang akan aku ukir dalam hidup ini, bahwa tidak ada sahabat sejati seperti engkau yang telah pergi.” “Sepenggal kata yang terucap terbang terbawa hampanya udara, tetesan embun pagi menetes basahi bumi dan kesedihan akan sebuah perpisahan ku sadari karena dunia bukanlah tempat yang abadi. Semoga kepergianmu mengantarkanmu kedalam ridlo ilahi robi.” “Dahulu ketika dunia meninggalkan ku, kau hadir terangi hidupku bagaikan mentari bersinar ketikan hujan telah pergi. Dan kini kau pergi ketikan diri ini ingin berbagi sebuah kesuksesan yang telah ku dapati. Terkadang dunia ini sangatlah kejam, namun tak layak jika diri ini salahkan kehendak ilahi. hanya do’a yang bisa kuberi agar perjalananmu menuju ilahi tanpa meninggalkan beban duniawi.” “Senyummu, candamu, dan motivasi ketika diri ini dalam sebuah keterpurukan. Kini tidak lagi bisa kudapati karena alam dimana ku berpijak dan alam dimana kamu terdiam sekarang sudah berbeda. Namun kebaikan dan ketulusan-mu akan tetap hidup dalam sebuah kenangan yang tidak bisa ku lupakan. “Persahabatan adalah sebuah ikatan suci terutama dengan orang yang sangat berarti. Ketika perpisahan datang menghampiri semuanya terlihat seakan sedang bermimpi.” “Tiada kata yang bisa terucap ketika dirimu pergi karena hanya rasa sesal dan kata maaflah yang hanya bisa terucap. selamat jalan sahabat sejati.” “Ketika sahabat ada di sisi, canda dan tawa kita bisa nikmati bersama seolah dunia bukanlah beban dalam kehidupan tapi ketika sahabat pergi dan kita hanya bisa termenung sendiri, duniapun datang seolah menikam dalam – dalam.” “Orang beruntung adalah orang yang di kelilingi sahabat yang selalu ada untuk berbagi suka dan duka sedangkan orang rugi adalah orang yang menyia – nyiakan keberadaan seorang sahabat terbaik dan sadar ketika duka datang dan sahabatpun meninggalkan kita.” “Jika anda ingin memberikan sesuatu yang terbaik untuk sahabat anda, maka tersenyumlah ketika sahabat anda ada di samping anda. Karena seorang sahabat sejati adalah sahabat yang selalu mengharapkan sahabatnya tersenyum dan bahagia.”

Mengapa Kamu Mencintaiku Suatu hari, seorang pasangan kekasih sedang berjalan-jalan di taman. Dipetiknya sebuah bunga yang cantik oleh si pria dan diberikan kepada kekasihnya, "ini untukmu sayang." Di luar dugaan, kekasihnya justru terdiam. Tak berapa lama kemudian ia bertanya pada kekasihnya? Wanita: Kenapa kau menyukaiku? kenapa kau mencintaiku? Pria: Aku juga tidak tahu alasannya. Tetapi aku sangat menyukaimu, aku mencintaimu, sayang. Wanita: Kamu jahat. Kamu bahkan tidak bisa menyebutkan satu alasanpun mengapa kau menyukai aku. Kalau suatu saat nanti ada yang lebih cantik dari aku pasti kau akan meninggalkan aku. Bagaimana bisa kau bilang kau mencintaiku jika kau tak tahu alasannya? Pria: Aku benar-benar tidak tahu alasannya, sayang. Tetapi, bukankah perhatian, kasih sayang dan kehadiranku di hidupmu sudah menjadi bukti cintaku? Wanita: Bukti apa? Semua tidak membuktikan apapun. Aku hanya butuh alasan, kenapa kamu bisa menyukaiku? Kenapa kamu mencintaiku? Pria: Baiklah, akan kucoba cari alasannya. Eum... karena kamu cantik, kamu punya suara yang indah, kulitmu halus, rambutmu lembut... Cukupkah alasan itu? Kekasihnya kemudian mengangguk, dan menerima bunga itu dengan senang hati. *** Beberapa hari kemudian, sebuah kecelakaan menimpa wanita tersebut. Ia harus kehilangan rambutnya yang panjang dan lembut karena terjepit dan terpaksa harus dipotong. Ia juga harus kehilangan suara dalam beberapa waktu karena pita suaranya terbentur keras. Kulitnya yang dulu halus mulus kini terpapar beberapa jahitan. Ia terbaring tak berdaya. Di sampingnya ada secarik surat. Iapun membacanya. "Kekasihku, Karena suaramu tak lagi semerdu dulu, bagaimana aku bisa mencintaimu? Dan karena rambutmu kini sudah tak panjang dan lembut lagi, aku tak bisa membelainya. Aku juga tak bisa mencintaimu. Apalagi kini banyak jahitan di wajahmu yang dulu mulus. Jika benar cinta itu butuh alasan, kurasa aku benar-benar tak bisa mencintaimu lagi sekarang. Tetapi.... Cintaku bukan cinta yang palsu. Cintaku kepadamu tulus. Aku menyukai dirimu yang apa adanya. Aku tidak jatuh cinta karena kau punya suara yang merdu, rambut yang indah serta kulit yang mulus. Aku mencintaimu tanpa alasan apapun. Sampai kapanpun, aku tetap akan mencintaimu. Sekalipun nanti rambut putihmu mulai tumbuh, kulitmu mulai menua dan keriput, aku selalu mencintaimu. Menikahlah denganku..." Cinta tak pernah membutuhkan alasan. Ia juga akan tetap hadir secara misterius. Datang tanpa pernah diduga sebelumnya. Percayalah akan kekuatan cinta, karena kau tak pernah tahu seberapa besar ia akan membuat hidupmu bahagia.