“MENANGANI SURAT / DOKUMEN KANTOR”

 PENGERTIAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
Surat masuk adalah surat – surat yang diterima oleh suatu Organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu Organisasi.
Surat keluar adalah surat – surat yang dikeluarkan/dibuat suatu Organisasi/perusahaan maupun kelompok.

 POLA KEGIATAN ADMINISTRASI
Dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi, ada dua pola yang digunakan, yaitu:
a. Pola Sentralisasi
Pola Sentralisasi merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat, yaitu ada unit tata usaha atau sekretariat dalam kantor yang bertugas menangani surat keluar/masuk.
Sering digunakan oleh lembaga pemerintahan atau BUMN
b. Pola Desentralisai
Pola Desentralisasi merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan disetiap bagian dari unit yang ada pada kantor. Artinya tidak ada unit tata usaha atau sekretaris di lingkungan kantor ini. Semua kegiatan administrasi dilakukan oleh seorang sekretaris pada unit masing-masing.
Sering digunakan oleh perusahaan swasta.

 PERLENGKAPAN DALAM PENANGANAN SURAT
• Baki surat.
Berfungsi sebagai tempat surat/berkas.
• Buku agenda surat masuk dan surat keluar.
Berfungsi untuk mencatat surat masuk dan surat keluar.
• Kartu kendali
Digunakan untu.k pengurusan surat jika menggunakan sistem kartu kendali yaitu mencatat data surat yang masuk dan keluar.
• Odner.
Digunakan untuk mengumpulkan map dengan kode dan klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang telah di tandatangani.
• Alat tulis.
• Kertas dan amplop.
Berfungsi untuk membuat surat dan sebagai tempat surat sebelum dikirim.
• Alat pembuka surat.
• Stempel.
Berguna untuk mensahkan sebuah suarat atau dokumen.
• Formulir tanda terima/Buku ekspedisi.
Digunakan pada pola desentralisasi dan buku ekspedisi digunakan pada pola sentralisasi.
• Lembar disposisi.
Digunakan untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Digunakan pada pola sentralisasi. Pada pola desentralisasi, disposisi langsung pada suratnya.

 SISTEM PENGURUSAN SURAT
 Sistem Buku Agenda (Sistem Tradisional)
Sistem buku agenda yaitu sistem yang pertama kali muncul yaitu sejak pemerintahan Hindia Belanda dimana pencatatan hanya bisa dilakukan oleh satu orang saja.
JENIS-JENIS BUKU AGENDA
Buku Agenda Surat Masuk
Digunakan untuk mencatat semua surat masuk yang telah diterima
Buku Agenda Verbal (Surat Keluar)
Digunakan untuk mencatat surat yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak lain
Buku Agenda Berpasangan
Digunakan untuk mencatat semua surat yang masuk maupun surat keluar yang digabungkan menjadi satu
 Sistem Kartu Kendali (Sistem pola Modern)
Sistem kartu kendali merupakan sistem yang diciptakan untuk mengatasi kekurangan yang ada pada sistem buku agenda, dimana pada sistem buku agenda sistem pencatatan hanya bisa dilakukan oleh satu orang saja.
 Sistem Takah (Tata Naskah)
Sering digunakan di lingkungan TNI

 PENGURUSAN SURAT MASUK SISTEM BUKU AGENDA
1. PENERIMAAN SURAT
Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat,lalu di teliti ketepatan alamatnya, penerima surat menandatangani bukti penerimaan bahwa surat telah diterima.
2. PENYORTIRAN SURAT
Surat dipisahkan kedalam surat dinas(biasa,penting,rahasia) maupun surat pribadi.
3. PENCATATAN SURAT
Membaca surat, memeriksa lampiran-lampiran, membubuhkan stempel agenda, surat dicatat dalam buku agenda surat masuk.
4. PENGARAHAN SURAT
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat, pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan yaitu pimpinan menuliskan instruksinya pada lembar disposisi.
Yang disebut Lembar Disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat
yang diterima dari pihak lain.
5. PENYAMPAIAN SURAT
Menyampaikan surat kepada pejabat/karyawan berdasarkan disposisi pimpinan, dan mencatat dalam buku Ekspedisi Intern
Ada 2 macam buku Ekspedisi, yaitu :
1. Buku Ekspedisi intern
adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman
/distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/lperusahaan sendiri.
2. Buku Ekspedisi Ekstern
adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman /distribusi surat kepada pihak lain dari luar organisasi/perusahaan.
6. PENYIMPANAN SURAT
Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu seperti Sistem Abjad, sistem Subjek, Sistem Wilayah, Sistem Tanggal, Sistem Nomor.

 PENGURUSAN SURAT MASUK SISTEM KARTU KENDALI
Kartu kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah.
Fungsi kartu kendali sebagai berikut :
 Sebagai alat pengendali surat masuk dan surat keluar
 Sebagai alat pelacak surat
 Sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses
 Sebagai pengganti buku agenda dan ekspedisi
Keuntungan menggunakan kartu kendali adalah :
 Lebih Efisien
 Dapat membedakan sifat surat (penting, biasa, dan rahasia) karena lembarannya berbeda
 Menghilangkan pencatatan yang berulang
 Mudah melacak lokasi surat yang sedang diproses
 Memudahkan penyusunan arsip
 Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip
Kategori Surat Penting yaitu :
 Jika Surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusan atau surat lainnya
 Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan
 Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat pada surat lain, sehingga kalau informasi tidak sampai kepada pimpinan atau unit pengolah akan menimbulkan kesulitan
Kategori Surat Biasa yaitu :
 Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan
 Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya
 Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.
Kategori Surat Rahasia yaitu :
 Surat bersampul lebih dari satu sampul surat
 Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS

 PROSEDUR PENGURUSAN SURAT MASUK PENTING
a. Penerimaan Surat
Tugas penerima surat:
@ menerima surat dan menandatangani surat mengantarnya, serta membubuhkan cap tanggal pada sampul surat.
@ menyortir surat
@ menyerahkan surat kepada pencatat surat
b. Pencatatan Surat
@ Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengatar surat biasa, surat rahasia dengan menggunakan lembar pengantar surat rahasia
@ Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan meneruskan ke pengarah surat
c. Pengarahan atau pengendali surat
@ Menerima surat yang telah dilampiri tiga lembar kartu kendali
@ Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan
@ Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pda kartu kendali
@ Mengambil kartu kendali 1 (putih) dan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah 1 tahun di jilid
@ Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 kepada unit pengolah.
d. Penyampaian surat ke unit pengolah.
Unit Pengolah terdiri dari bagian-bagian berikut :
1. Tata Usaha Unit Pengolah
Bertugas :
@ menerima surat dan memberi lembar disposisi untuk disampaikan kepada piminan unit pengolah
2. Pimpinan Unit Pengolah
Bertugas :
@ mengisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat yang masuk.
3. Pelaksana
Bertugas :
@ menerima surat beserta lembar disposisi pimpinan dari tata usaha unit pengolah.
@ melaksanakan instruksi pimpinan.
e. Penyimpanan atau penataan arsip
@ menerima surat yang telah diproses.
@ menyimpan surat dengan menggunakan system tertentu.

 PROSEDUR PENGURUSAN SURAT MASUK BIASA
 Surat-surat masuk biasa dikumpulkan selama 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2
 Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit pengolah bersama lembar pengantarnya
 Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.

 PENGURUSAN SURAT MASUK RAHASIA
 Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat
 Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul kedalam lembar pengatar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat
 Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah
 Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengatar 1 dan 2
 Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip.

 MENERIMA DAN MENDISTRIBUSIKAN SURAT KELUAR
Surat Keluar dapat disebabkan tiga faktor antara lain sebagai berikut :
1. Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang diterima
2. Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin mengundang rapat, maka dibuat surat undangan rapat
3. Surat keluar memberikan informasi, misalnya surat pemberitahuan, surat edaran

 PENGURUSAN SURAT KELUAR SISTEM BUKU AGENDA
1) Pembuatan konsep
Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh Atasan atau Pimpinan atau Orang yang ditunjuk (Konseptor).
2) Persetujuan konsep
Tujuan dari persetujuan konsep surat adalah memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi. Bila konsep surat sudah mendapat persetujuan dari pimpinan maka pimpinan akan memberikan tanda/paraf (acc) pada konsep tersebut.
3) Pencatatan surat
Konsep surat yang sudah di acc oleh pimpinan selanjutnya akan di catat ke dalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan. Tujuannya untuk mendapatkan nomor surat yang berlaku di kantor tersebut.
4) Pengetikan konsep surat
5) Pemeriksaan pengetikan
Konseptor harus memeriksa hasil pengetikan tersebut,agar sesuai dengan konsepnya ,yaitu dengan memberi paraf menggunakan pensil.
6) Penandatanganan surat
Pejabat atau yang bertanggung jawab membubuhkan tanda tangan di atas nama terang.
7) Pemberian Cap Dinas
Arti stempel pada surat yaitu sebagai tanda syahnya surat.
Pemberian stempel dinas dibubuhkan disebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut.
8) Melipat surat.
Yaitu sesuai dengan tata cara tertentu.
9) Menyampul surat.
Hal-hal yang harus diperhatikan :
1. Gunakan kop surat juga untuk sampul surat
2. Cantumkan nomor surat bila diperlukan
3. Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan stempel pada sampul disebelah kiri
4. Perangko secukupnya

10) Pengiriman surat
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman surat :
1. Jenis surat
2. Informasi yang tercantum dalam surat
3. Tujuan/alamat surat
4. Volume/banyaknya surat
Pengiriman surat dapat dilakukan dengan 4 cara, yaitu :
1. Kurir
2. Melui pos
3. Melalui perusahaan jasa
4. Melalui internet
11) Penyimpanan surat
Surat yang asli dikirmkan kepada pihak yang dituju,sedangkan lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan system tertentu.

 LANGKAH-LANGKAH PENGURUSAN SURAT KELUAR SISTEM KARTU KENDALI
a) Unit Pengolah
* Surat keluar berasal dari unit pengolah.
* Pencatatan kartu kendali dapat dilakukan di unit kearsipan dapat juga dilakukan di unit pengolah asalkan KK 1 dan 2 diserahkan ke unit kearsipan, sehingga unit kerasipan mengetahui apa yang telah diproses di unit pengolah.
* TU Unit pengolah mengisi 3 kartu kendali, setelah itu surat asli beserta tembusannya dan KK 1 dan 2 diteruskan ke unit kearsipan
* KK 3 disimpan di unit pengolah.
* Tembusan yang telah diproses di pencatat surat, selanjutnya disimpan di unit pengolah
b) Pencatatan surat
• Menerima surat berserta surat tembusannya dan kartu kendali 1 dan 2 dari unit pengolah
• Memberikan stempel pada surat
• KK 1 diteruskan ke pengarah surat untuk disimpan dan sebagai kartu control
• Memberikan paraf pada KK 2, kemudian mengembalikan KK 3 dan tembusan kepada unit pengolah
• Memberikan surat kepada petugas ekspedisi untuk dikirimkan kepada alamat instansi
c) Pengarahan surat
Tugas pengarah surat dalam menangani surat keluar adalah :
Menerima KK 1 dari pencatat surat dan menyimpannya kedalam kotak KK sebagai Kartu Kontrol.
d) Penataan arsip
• Tugas penata arsip adalah menerima KK2 dari unit pengolah dan menyimpannya dalam kotak KK sebagai pengganti arsip yang ada pada unit pengolah.
• Jika arsip yang berada di unit pengolah sudah in-aktif, KK 2 di penata arsip ditukar dengan KK3 dan tembusan di unit pengolah.
e) Pengiriman surat
Tugasnya menerima surat-surat yang akan dikirim kepada pihak lain dan mengirimkannya dengan cara-cara tertentu yang telah menjadi aturan kantor.

 LANGKAH-LANGKAH PENGURUSAN SURAT KELUAR BIASA
Unit Pengolah bertugas :
1.Unit pengolah mencatat surat keluar biasa atau
rutin dalam dua lembar pengantar surat biasa
2.Surat asli, Lembar pengantar 1 dan 2,
tembusan diteruskan ke pencatat surat di unit
kearsipan
3.Menerima kembali tembusan surat yang sudah diberi
stempel tanggal oleh pencatat surat lembar pengantar
surat biasa 2 untuk disimpan. Hal ini sebagai tanda
bahwa surat sudha dikirimkan ke alamat yag dituju

Pencatatan surat :
1. Pencatat surat menerima surat, tembusan dan lembar pengantar surat biasa ( lembar 1 dan 2)
2. Memberi stempel tanggal pada tembusan surat dan mengembalikan lagi tembusan dan lembar pengantar 2 kepada unit pengolah. Hal ini sebagai tanda bahwa surat sudah diterima dan dikirimkan
3. Surat asli dikirimkan ke alamat yang dituju melalui ekspeditor

 LANGKAH-LANGKAH PROSEDUR PENGURUSAN SURAT KELUAR RAHASIA
• Surat rahasia diketik sendiri oleh pimpinan atau dibuat oleh seseorang yang ditunjuk langsung oleh pimpinan berikut tembusannya. Surat ini dicatat langsung dalam lembar pengantar surat rahasia, tembusan disimpan.
• Surat tertutup dan lembar pengantar surat rahasia (1 dan 2) diserahkan ke pengarah surat. Kemudian surat diserahkan kepada ekspeditor untuk dikirim dan LP 1 diserahkan kepada penata arsip dan LP 2 kepada unit pengolah.
















SOAL
1. Jelaskan perbedaan antara file,filing dan record !
Jawab : File terdiri dari record-record yang menggambarkan satu kesatuan data
yang sejenis, Filing adalah segala tindakan atau perbuatan atau kegiatan
yang berhubungan dengan masalah pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan,
penempatan, pemeliharaan dan distribusi atas surat surat, catatan catatan,
perhitungan perhitungan, grafik grafik, data ataupun informasi yang lain dan tindakan tersebut dilakukan dengan setepat tepatnya dalam rangka
melakakukan suatu proses manajemen serta catatan maupun surat tersebut
dapat ditemukan kembali dengan mudah, sedangkan Record adalah Kumpulan dari field membentuk suatu record. Record menggambarkan suatu unit data individu yang tertentu. Kumpulan dari record membentuk suatu file.

2. Sebutkan pengertian arsip baik dalam artis empit maupun luas !
Jawab : Arsip dalam arti sempit berarti warkat. Sedangkan Arsip dalam arti luas adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan dan yang lainnya, sedangkan kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

3. Sebutkan syarat – syarat arsip !
Jawab : Syarat – syarat arsip adalah :
1.Merupakan kumpulan warkat
2. Disimpan menurut sistem tertentu
3. Mempunyai nilai kegunaan
4. Saat diperlukan cepat dan tepat ditemukan

4. Sebutkan perbedaan arsip dan kearsiapan !
Jawab : Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan dan yang lainnya, sedangkan kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

5. Sebutkan peranan arsip bagi suatu organisasi !
Jawab : Peranan arsip bagi suatu Organisasi adalah :
a.) Bahan Perencanaan
Misalnya : Proposal dan laporan hasil kerja.
b.) Penyelamatan Aset
Misalnya : Keberadaan sertifikat kepemilikan dan warkat lainnya.
c.) Perlindungan hak atas kekayaan Intelektual
Misalnya : Sertifikat hak cipta suatu produk
d.) Penyelesaian sengketa/kasus
e.) Membangun citra
f.) Menanamkan nilai
g.) Perlindungan wilayah
h.) Bahan pengambilan keputusan
6. Sebutkan tujuan kersipan !
Jawab :
a. Menjamin keamanan arsip dan menyediakan kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan.
b. Sebagai bahan pertanggungjawaban perusahaan tentang pelaksanaan dan pengolahan kegiatan perusahaan.

7. Apa arti fungsi dinamis dan fungsi statis dalam kearsipan !
Jawab : Fungsi dinamis yaitu dipergunakan secara langsung dalam proses perencanaan.
Fungsi statis yaitu tidak dipergunakan secara langsung dalam proses perencanaan.

8. Sebut dan jelaskan 8 guna arsip menurut The Liang Gie !
Jawab : 8 guna arsip menurut The Liang Gie adalah :
1.) Nilai Kegunaan Administrasi
Seorang pimpinan hendaknya dapat mengurus atau menyelesaikan setiap persoalan yang dihadapi dengan sebaik-baiknya serta membuat keputusan dengan tepat. Untuk dapat membuat keputusan dengan tepat perlu adanya catatan-catatan atas peristiwa yang telah terjadi. Dengan tersedianya warkat yang diperlukan untuk menyelesaikan sesuatu persoalan, berarti warkat tersebut dapat mempunyai nilai kegunaan administrasi.
2.) Nilai Kegunaan Hukum
Apabila timbul persoalan dan perlu diselesaikan menurut hukum maka sesuatu warkat dapat pula digunakan sebagai bahan pembuktian hukum.
3.) Nilai Kegunaan Keuangan
Warkat mempunyai nilai kegunaan keuangan apabila sesuatu warkat itu dapat menimbulkan akibat atau menyangkut keuangan.
4.) Nilai Kegunaan Haluan Organisasi
Sesuatu warkat dapat berguna sebagai landasan untuk mengambil kebijakan atau haluan sesuatu organisasi dalam mencapai tujuannya.
5.) Nilai Kegunaan Organisasi
Sesuatu warkat dapat pula digunakan untuk dasar pelaksanaan suatu pekerjaan.
6.) Nilai Kegunaan Sejarah
Warkat dapat pula berguna sebagai bahan sejarah karena warkat dapat menerangkan peristiwa yang terjadi pada masa lampau.
7.) Nilai Kegunaan Penelitian
Warkat dapat berguna sebagai bahan untuk pengembangan ilmu pengetahuan lebih lanjut atau bahan penelitian.
8.) Nilai Kegunaan Penerangan
Warkat dapat berguna sebagai bahan untuk memberikan penerangan kepada khalayak ramai.





9. Apa yang disebut dengan filing system. Sebutkan !
Jawab : Filing system adalah suatu rangkaian kerja yang teratur yang dapat
dijadikan pedoman untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
Macam-macam filing system :
• Sistem abjad
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan abjad, disusun mulai huruf A sampai dengan Z. Dalam penyusunannya, surat-surat disusun berdasarkan huruf pertama dari nama orang atau organisasi, instansi, lembaga, kantor, atau perusahaan yang sudah di indeks
• Sistem masalah
Sistem masalah adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan pokok permasalahan dalam surat atau dokumen yang berkaitan.
• Sistem wilayah
Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah/kota/negara atau alamat surat
• Sistem tanggal
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan urutan waktui/kronologis dari tanggal, bulan, dan tahun penerimaan/pencatatan surat/dokumen.
• Sistem nomor
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan nomor, yang dibagi menjadi dua macam, yaitu :
 Filing Sistem Nomor Dewey
 Filing Sistem Nomor Terminal Digit

10. Apa yang menyebabkan arsip sering hilang !
Jawab :
1. Kurangnya sistem pengelolaan arsip
2. Bercampur dengan data lain
3. Adanya bencana
4. Kecerobohan manusia